De algemene aanname is dat IT’ers intelligent zijn. In de afgelopen 15 jaar in IT projecten blijkt dit vaak het geval te zijn. Ze zijn analytisch, snelle denkers, initiatiefrijk, creatief en bovendien vaak prestatie gericht.
Het is niet omdat ze intelligent zijn ze alleen complexe taken hebben. Het zijn de IT project managers die teamleden moeten managen. Het is logisch dat complexiteit in het project niet alleen gevolgen heeft voor de IT’er , maar ook voor de project manager. Als project manager probeer ik dingen niet complexer te maken dan noodzakelijk en zeker geen onnodige uitdagingen te creëren.
Hoe maken we van een complex project nu een simpel(er) project?
Zodat het voor onszelf maar ook voor de teamleden en vóóral voor de klant eenvoudiger is?
Grofweg zijn er 4 wegen om dat te bereiken:
- Gebruik ervaring
- Vereenvoudig taken
- Creëer een focus op het einddoel
- Verwijder aannames uit het plan
Hieronder licht ik de punten in detail toe.
Gebruik ervaring uit het verleden om inzicht te krijgen in de toekomst
Om je project zo goed als mogelijk te begrijpen, en ze zoveel mogelijk te versimpelen, moet de projectmanager en teamleden zoveel mogelijk ervaring opdoen in verschillende projecten. Deze ervaring gebruiken we om nieuwe projecten goed te plannen. Het is van groot belang om deze kennis te delen om steeds beter te worden als organisatie. ‘Lessons learned’ die niet gebruikt worden zijn waardeloos.
Vereenvoudig taken
Bij het opstellen van een project taken en planning is het van belang om naar het versimpelen van taken in plaats van het toevoegen van complexiteit. Meer complexiteit leidt al gauw tot (meer) verwarring. Als een taak in 2 stappen kan in plaats van 4, kies dan 2 stappen. Het toevoegen van complexiteit in de belangrijkste taken door complexe subtaken is gevaarlijk en kan frustrerende en vervreemdend zijn voor de teamleden waaraan ze worden toegekend. Deze manier van plannen leidt tot onnodige risico factoren.
Focus alle inspanning op het einddoel
Tijdens het plannen van het project, de projectmanager en het team moeten zeker stellen dat alle taken bijdragen aan het bereiken van het einddoel. Als een taak geen bijdrage levert aan het einddoel dan wordt dit onderdeel van een probleem. Onnodige taken voegen complexiteit toe aan het project en het projectmanagement en verhogen het risico op succes. Geen enkele taak zou uitgevoerd moeten worden, of onderdeel kunnen zijn van het projectplan, als deze taak niet direct bijdraagt aan het einddoel.
Verwijder aannames uit het projectplan
We doen allemaal aannames bij de start van elk project. Echter, de projectmanager, het projectteam en de klant moeten oppassen dat ze aannames in het project niet gaan zien als een feit. Met name dat ze ze niet als zodanig plannen. Een misplaatste aanname kan gevolgen hebben voor de gekozen aanpak en de manier waarop de project-realiteit wordt gezien. Dat verhoogt de complexiteit van het project.
Samenvattend
Het onderliggende probleem waar we mee te maken hebben is dat simpel project vrijwel altijd goedkoper en sneller uit te voeren is. Het is altijd uitdagend om in de richting meer complexiteit te bewegen.
Redenen hiervoor: er is meer uitdaging, om het ego te versterken, om beter te zijn dan anderen.
Als je project te eenvoudig lijkt, dan loop je de kans dat je als werknemer wordt gevraagd om je toegevoegde waarde voor onderneming aan te tonen. We moeten er voor zorgen dat we niet zo denken. De aloude spreekwijze ‘slimmer werken, niet harder.’ blijkt nog steeds op te gaan.
Complexe projecten of plannen hebben het nadeel dat ze ontzettend lastig te managen zijn en even lastig om te volgen. Het project, de project planning en de processen moeten zo eenvoudig mogelijk te managen zijn. Uiteindelijk betekent dat dat het team en de klant ze begrijpen, ze gebruiken en volgen. Daarmee verhoog je de kans op een succesvol project!
Meer informatie over het vereenvoudigen van projecten? Neem contact met ons op.
