Governance in projecten: de rol van de rollen

Governance: waarom hebben we rollen?

Hoeveel mensen in je projecten begrijpen de specifieke rollen en verantwoordelijkheden die toegewezen zijn? Als de rol niet wordt begrepen, hoe kunnen ze dan je project voorzien van de juiste governance? Dit is een grote uitdaging; veel organisaties hebben geen governance structuur die het mogelijk maakt om de juiste maatregelen te treffen. Een effectieve governance structuur bestaat bij de gratie van goed gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden die begrepen en gebruikt worden. Zonder dit is governance niet meer dan een lege huls.

De definitie van governance

Laten we eerst de term governance, in mijn bewoording, uitleggen. Eenvoudig gezegd; project governance zijn de structuren, rollen en verantwoordelijkheden die besluiten nemen over de projecten in een organisatie. De juiste projecten starten het juiste tijdstip en de risico’s van de de projecten en organisatie worden actief geminimaliseerd. In mijn ogen is het creëren van een goede governance structuur vitaal voor het succes van een project. Een sleutelrol hierin spelen het vaststellen en toepassen van rollen en verantwoordelijkheden. Zonder duidelijke rollen en verantwoordelijkheden zal project governance nooit succesvol zijn.

Op wikipedia staat meer informatie over governance: http://nl.wikipedia.org/wiki/Governance

 

Organisatie, titels en verantwoordelijkheden

Interessant is om te zien hoe organisaties de titels toekennen en vergeten de verantwoordelijkheden te definiëren. Rollen als sponsor, project manager, stuurgroep en stakeholder zijn snel verdeeld. Helaas als je een spade dieper gaat en onder deze termen kijkt is er een beperkt begrip over het doel van zo’n rol.

Aannames

Dit is het gevolg van 3 oorzaken: aannames, onvoldoende project kennis en het onvermogen om de termen als onderdeel van een governance structuur te definiëren. In projecten kom ik vaak tegen dat project managers of sponsoren aannemen dat de stakeholders en de organisatie begrijpt welke rol van hen verwacht wordt. Vaak weet men het niet of het wordt niet begrepen, het resultaat kan catastrofaal zijn voor het project.

Onvoldoende projectervaring

Ten tweede, in sommige gevallen, hebben de mensen en de organisatie niet voldoende kennis van projectmanagement om de gevolgen te overzien. Ze gebruiken de termen vrij los waardoor de waarde van de governance structuur afneemt. Vaak heeft men meer dan voldoende theoretische kennis maar ontbreekt de praktische ervaring. In theorie klinken zaken eenvoudig en werken ze, de praktijk is weerbarstiger.

Geen governance gedefinieerd

Tot slot, in veel gevallen hebben organisaties simpelweg gefaald om in projecten een fase toe te kennen waarin de governance gedefinieerd wordt. Voor veel organisaties is governance in projecten niet meer dan een paar templates invullen en onhandige procedures. De intenties zijn goed, de governance structuur is ad hoc. Besluitvorming is los gedefinieerd zonder de bijbehorende autoriteit of verantwoordelijkheid. Het resultaat is onduidelijke onderbouwing van de besluiten. Als je zeilt neem je ook maatregelen als de wind uit de andere hoek waait.

Om dit te voorkomen moet een passende governance structuur worden vastgelegd en toegepast worden. Hierbij moet niet de theorie gevolgd worden maar ook naar, de soms subtiele nuances, van het bedrijf worden gekeken. Als de structuur, de rollen en verantwoordelijkheden, is vastgesteld is communicatie om mensen zich te laten identificeren met de rollen van vitaal belang. De governance moet gaan leven in het project en de organisatie. De laatste stap is het vaststellen dat de juiste stappen genomen zijn en het aanmoedigen dat de governance structuur gebruikt wordt. Definiëren van een rollen en verantwoordelijkheden is één stap, ze laten gebruiken een hele andere.

Een passende governance is vitaal voor succesvolle projecten

Project governance is vitaal voor succesvolle projecten en dat geldt voor elke omvang van een project. Het geeft de structuur en het overzicht dat noodzakelijk is voor project successen. Bedenk wel, zonder duidelijke definitie, vaststelling en adoptie van de rollen en verantwoordelijkheden blijft governance een theorie.

Meer informatie over governance in projecten? Neem contact met ons op.